Si tienes clientes, proveedores o colegas en otros países, seguro que tienes que escribir emails en inglés con cierta frecuencia. ¿Sabes si lo estás haciendo bien? ¿Temes que tus comunicaciones sean un desastre? En esta entrada te damos algunas pistas para que tus correos mejoren.

Nuestros clientes, abogados de empresa y de despacho, nos preguntan con frecuencia por este tema. Cada vez más a menudo se ven en la necesidad de escribir correos electrónicos en inglés a algún cliente o un colega que trabaja en el extranjero.

La globalización está aquí para quedarse y el inglés es el idioma internacional de los negocios. Por no hablar de que el correo electrónico se ha convertido en nuestra principal herramienta de comunicación.

En muchas ocasiones, además, los intercambios de información por email son parte esencial de un litigio o una transacción. Por eso no debemos tomarlos a la ligera ni confiar en la buena suerte. Tenemos que hacernos entender con claridad.

Así las cosas, no nos queda más remedio que ponernos las pilas y mejorar nuestra capacidad para escribir buenos correos electrónicos en inglés.

Vamos a darte cinco consejos para que tus correos sean eficaces y cumplan la función para la que están destinados.

#1 Asegúrate de que el mensaje es breve, claro y simple

Alguien dijo que el milagro de la comunicación es que efectivamente se produzca. A veces nos ponemos a escribir y llenamos los correos de palabrería innecesaria.

Cuando escribes en un idioma que no es el tuyo esto es especialmente peligroso. Cuanto más escribes, más posibilidades tienes de equivocarte.

Ve al grano. Escribe correos cortos y directos. Divide los temas en párrafos. Cada párrafo un tema.

Usa numeración o viñetas si es necesario para aclarar cada punto.

Evita la jerga. Especialmente el legalese anglosajón. Solo aquellos que están muy acostumbrados a utilizarlo pueden hacerlo con garantías. Lo cual tampoco asegura que el receptor lo vaya a entender. Luego: evita la jerga.

Utiliza palabras simples y fáciles de entender. Si dudas, cámbialo y dilo de una forma más sencilla.

 

#2 Comprueba la ortografía, la puntuación y la gramática

Escribir incorrectamente una palabra puede hacerte quedar mal, pero, peor aún, puede dar lugar a que el receptor entienda algo distinto a lo que quieres comunicar.

Si utilizas algún programa de correo como Outlook puedes ajustar el corrector ortográfico para que revise por ti lo que estás escribiendo. Otra opción es escribir el mensaje en Word y luego pasarlo a tu programa de correo.  Así podrás usar el corrector ortográfico.

También puedes usar una App gratuita como Grammarly que funciona como una extensión de Chome y revisa posibles errores gramaticales de tus escritos en inglés.

Recuerda elegir inglés británico si te diriges a algún habitante de las islas o estadounidense si tu interlocutor es norteamericano. Hay muchas palabras que no se escriben igual. Por ejemplo, los términos offence (delito) o defence (defensa, justificación) se escriben con «c» en Inglaterra y otros países de la antigua Commonwealth, mientras que en los Estados Unidos se escriben con «s» (offense / defense).

La puntuación es otro elemento esencial que, bien utilizado, facilita enormemente la comprensión, y si se usa mal puede dar lugar a terribles equívocos.

No pretendemos asustarte, pero échale un vistazo a este artículo del New York Times: La coma que costó un millón de dólares (canadienses).

#3 Utiliza una línea de asunto inequívoca 

La línea de asunto (subject line) es lo primero que la otra persona verá cuando reciba tu correo. Incluso puede que sea lo único que lea si está mal redactada o es poco clara.

Una vez más, ve al grano y define claramente lo que vas a contar en el correo.

Si el mensaje lo escribes para preguntar algo, escribe directamente la pregunta en la línea de asunto y luego desarróllala brevemente en el cuerpo del email.

Si se trata de concertar una reunión o una vídeo-conferencia para tratar sobre una determinada cláusula de un contrato, explícalo así en una línea:

subj: lunch/Skype on Wednesday to discuss Lease Agreement Arbitration Clause?

#4 Emplea el registro adecuado 

No hace falta decir que no es lo mismo escribir a un cliente que a un colega de trabajo o a un amigo. Para cada persona empleamos un tono diferente y un tipo de lenguaje.

Por si acaso, escribe siempre como si tus mensajes fueran públicos. No escribas nada que no dirías en voz alta. Nunca sabes a quién puede terminar llegando el mensaje.

En inglés es muy habitual usar contracciones en el lenguaje coloquial (I wanna [want to] go to the cinema; I gotta [I’ve got to] go). Evítalas en una comunicación profesional.

Sin embargo, las contracciones de los verbos auxiliares están tan extendidas que no se consideran errores ni faltas de propiedad (you’re right; I’ve got to sign the agreement).

#5 Revisa el email un par de veces antes de enviarlo 

Lee el mensaje entero y comprueba que se entiende correctamente.

Si es demasiado largo intenta eliminar un 30-40 % del texto.

Pasa de nuevo el corrector ortográfico. Pero ten en cuenta que los programas de spell-check no detectan todos los errores, como, por ejemplo, poner tow (remolcar) en lugar de two (dos), o el típico form (formulario, modelo) por from (desde).

Léelo de nuevo y, si haces algún cambio, vuelve a pasar el corrector ortográfico y léelo otra vez.

Adjunta el archivo que dijiste que enviabas adjunto. Si esto es lo primero que haces nada más comenzar al escribir el mensaje seguro que no se te olvida.

Comprueba que solo van en copia las personas que tienen que recibir el mensaje.

#6 Hit send

Si ya has hecho todo lo anterior, puedes hacer clic en el botón de enviar.