11 Dic Cómo ordenar las definiciones de los contratos

En la entrada de esta semana queremos dejarte un truco que a nosotros nos resulta tremendamente útil y que hemos mejorado hace poco con la ayuda inestimable de nuestra colega, Carmen Albaladejo. Se trata de ordenar alfabéticamente las definiciones de los contratos.

Cuando traducimos un contrato redactado en inglés y de cierto volumen nos vamos a encontrar, casi siempre, con que la primera cláusula de la parte dispositiva se llama Definitions y contiene una lista (más o menos larga) de términos que son de especial importancia en ese contrato.

Por eso aparecen definidos al principio, para evitar cualquier duda o problema de interpretación.

Aquí tienes un ejemplo:

Como puedes ver en el ejemplo, las definiciones aparecen siempre ordenadas alfabéticamente en inglés. El motivo es el de facilitar su localización, ya que puede tratarse de una lista muy larga de términos que, si no estuvieran ordenados, serían muy difíciles de localizar. Hace un par de meses tuvimos que traducir un contrato de 164 páginas de las cuales,  las 23 primeras eran de términos definidos.

Este orden se altera, como es lógico, cuando lo traducimos al español, pues Accounting Principles pasa a ser «Principios Contables» y Borrowings pasa a ser «Préstamos», por poner solo dos ejemplos.

Es muy importante reordenar las definiciones en español para que el lector pueda encontrar fácilmente un término concreto cuando lo busque. La cosa no tiene mucha complicación si tenemos solo una página y son cinco o seis los términos definidos, pero cuando nos enfrentamos a listados más largos, como el que mencionábamos antes, ordenarlas alfabéticamente de forma manual (es decir, copy + paste / copy + paste) puede llevarte horas. Con este sistema te llevará menos de un minuto.

Hasta ahora nosotros lo resolvíamos usando Excel como herramienta intermedia, pero Carmen nos ha enseñado a hacerlo en Word de una forma mucho más sencilla. Veamos los pasos:

1. Seleccionamos el texto completo de las definiciones, que ya hemos traducido y tenemos en español desordenadas.
2. En la solapa Insertar, elegimos Tabla y seleccionamos la opción Convertir texto en tabla. Nos preguntará el número de columnas y otros parámetros, lo dejamos tal cual (1 columna y demás igual). Ya tenemos el texto en una tabla y una fila por definición.
3. Ahora, dentro de la Herramienta de tabla que aparece en la parte superior derecha, abrimos la solapa Presentación y presionamos el botón de ordenar alfabéticamente (a la derecha, representado por una A, una Z y una flecha que apunta hacia abajo). Ya tenemos las definiciones ordenadas alfabéticamente en español.
4. Solo nos queda volver a convertir la tabla en texto. Para ello, presionaremos el botón Convertir a texto, situado un poquito a la derecha del botón de ordenar alfabéticamente. Y ya está.

Fácil ¿verdad? ¡La cantidad de tiempo que ahorran estas cosas!

Seguro que tú también tienes otros trucos parecidos. Si quieres compartirlos con nosotros, estaremos encantados de leerlos en los comentarios.

Ah, y si traduces contratos con cierta frecuencia puede que te interese este glosario gratuito EN-ES de contratos que hemos preparado. Tan solo rellena las casillas con tu nombre y correo electrónico (aquí abajo) y te lo enviaremos inmediatamente.